"Je bespaart 5 uur per dag!" "80% minder telefoontjes voor je team!" "Nooit meer gemiste klanten!"
Mooie beloftes. Maar kloppen ze?
We hebben data verzameld van 47 bedrijven die minimaal drie maanden een AI-telefonist gebruiken. Hier is wat we vonden – zonder marketing-bullshit.
De eerlijke cijfers
Gemiddelde tijdsbesparing per bedrijf: 2,5 uur per dag
Niet 5 uur. Niet 8 uur. 2,5 uur.
Maar dat verschilt enorm per type bedrijf:
Hoogste besparing:
- Restaurants & horeca: 3-4 uur per dag
- Tandartspraktijken: 3-3,5 uur per dag
- Loodgieters/installateurs: 2,5-3 uur per dag
Laagste besparing:
- Advocatenkantoren: 1-2 uur per dag
- Makelaars: 1,5-2 uur per dag
Waarom dat verschil? Simpel: restaurants krijgen véél telefoontjes met simpele vragen ("Hebben jullie nog plek vanavond?"). Advocaten krijgen complexere vragen die vaak doorverbinding nodig hebben.
Waar zit die tijdsbesparing precies?
We hebben gevraagd wat er níet meer hoeft. Dit komt het meest voor:
1. Openingstijden & bereikbaarheid (75% van de bedrijven) "Zijn jullie morgen open?" "Tot hoe laat kan ik langskomen?" "Zijn jullie op maandag bereikbaar?"
Dit soort vragen kost 20-30 seconden per gesprek. Klinkt niet veel, maar als je er 30 per dag krijgt? Dat is 15-20 minuten puur openingstijden doorgeven.
2. Standaard productinfo (68% van de bedrijven) "Hoeveel kost een...?" "Leveren jullie ook...?" "Hebben jullie X op voorraad?"
Bij bedrijven met een duidelijke prijslijst of productrange: enorme besparing. Bij maatwerk (advocaten, installateurs)? Minder, omdat elke situatie anders is.
3. Afspraken bevestigen/checken (54% van de bedrijven) "Ik had een afspraak geboekt, wanneer was dat ook alweer?" "Kan ik mijn afspraak verzetten?"
Niet elk bedrijf laat dit nog automatiseren (sommigen willen persoonlijk contact bij verzetten). Maar als je het wél doet: scheelt gemakkelijk 30-45 minuten per dag.
De verborgen tijdsbesparing (die niemand meetelt)
Er zit nog een besparing die veel bedrijven over het hoofd zien:
Minder context-switching
Een tandartsassistente vertelde ons: "Het gaat niet alleen om de tijd dat ik de telefoon opneem. Het gaat om het feit dat ik daarna weer opnieuw moet focussen op waar ik mee bezig was."
Onderzoek toont aan dat context-switching 5-15 minuten focus kost per onderbreking. Als je 20 keer per dag wordt onderbroken door de telefoon? Dat is 2-3 uur productiviteitsverlies.
AI neemt dat grotendeels weg.
Waar gaat de besparing niet zitten
Belangrijk om te weten: een AI-telefonist bespaart je geen tijd bij:
- Complexe klantgesprekken (die worden doorverbonden)
- Spoedgevallen (ook doorverbonden)
- Sales gesprekken (want daar wil je zelf bij zijn)
Als 80% van je telefoontjes bestaat uit consultancy of advies? Dan bespaar je minder tijd dan een restaurant dat vooral reserveringen en openingstijden-vragen krijgt.
De realistische ROI-berekening
Laten we het concreet maken voor een gemiddeld bedrijf:
Input:
- 40 telefoontjes per dag
- 30% daarvan simpele vragen (12 gesprekken)
- Gemiddeld 2 minuten per gesprek
Besparing zonder AI:
- 12 gesprekken × 2 minuten = 24 minuten
Besparing mét AI: Je neemt die 12 gesprekken niet meer op. Maar je checkt nog wel dagelijks de transcripties (5 minuten) en past af en toe dingen aan (10 minuten per week).
Netto besparing:
- 24 minuten per dag - 5 minuten checken = 19 minuten per dag
- × 5 werkdagen = 95 minuten per week
- × 4 weken = 6,3 uur per maand
Is dat veel? Dat hangt af van wat je met die tijd doet.
De "wat doe je met die tijd"-vraag
Want hier wordt het interessant.
Bedrijven die de meeste waarde halen uit hun AI-telefonist? Die gebruiken de vrijgekomen tijd voor:
-
Meer klanten helpen (37% van de bedrijven) Een installateur vertelde ons: "Ik kan nu een extra klus per dag doen. Dat is €300-500 extra omzet."
-
Betere service aan bestaande klanten (31%) Een restaurant: "Onze chef kan zich eindelijk focussen op de keuken in plaats van 20x per dag de telefoon op te nemen."
-
Minder stress voor het team (28%) Dit is lastiger te meten in euro's, maar voor veel teams is dit de grootste win.
Eerlijke verwachtingen
Hier is wat je realistisch kunt verwachten:
Eerste maand:
- Tijdsbesparing: 30-50% van het potentieel
- Veel tijd gaat naar het verfijnen van de AI
- Je team went nog aan de nieuwe werkwijze
Maand 2-3:
- Tijdsbesparing: 60-80% van het potentieel
- AI is goed ingeregeld
- Team weet hoe het werkt
Maand 4+:
- Tijdsbesparing: 80-100% van het potentieel
- Je hoeft alleen nog kleine updates te doen
- Workflows zijn geoptimaliseerd
De onverwachte voordelen (die niet in uren te meten zijn)
Wat bedrijven ons vertellen:
"Onze mensen zijn minder geïrriteerd" Omdat ze niet meer 20x per dag dezelfde vraag hoeven te beantwoorden.
"We missen minder klanten" De AI neemt op als je in gesprek bent of in de auto zit.
"Avonden en weekenden zijn echt vrij" Voor veel ondernemers is dit de grootste win.
De bottom line
Bespaar je 8 uur per dag met een AI-telefonist? Nee. Betaalt het zichzelf terug? Bij de meeste bedrijven: ja.
De gemiddelde besparing is 2-3 uur per dag. Als dat klinkt als teleurstelling: bedenk dat dat 10-15 uur per week is. Dat is anderhalf werkdag.
Voor veel bedrijven is dat genoeg om het verschil te maken tussen constant gestrest zijn en je daadwerkelijk kunnen focussen op je werk.
Bereken je eigen besparing
Wil je weten hoeveel tijd jij zou besparen? Check deze drie dingen:
- Hoeveel telefoontjes krijg je per dag?
- Hoeveel daarvan zijn standaardvragen? (openingstijden, prijzen, algemene info)
- Hoeveel tijd kost een gemiddeld gesprek?
Simpele formule:
Standaardvragen × Tijd per gesprek × 0.8 = Realistische besparing
Die 0.8 is omdat je nog steeds tijd kwijt bent aan het checken van gesprekken en het bijsturen van je AI.
Kom je uit op meer dan 1 uur per dag besparing? Dan is een AI-telefonist waarschijnlijk de moeite waard.
Minder dan 1 uur? Dan hangt het af van wat die tijd je waard is.
Benieuwd wat het voor jouw situatie zou opleveren? Plan een demo en we rekenen het samen uit met echte cijfers.