We krijgen vaak de vraag: "Hoe lang duurt het voordat onze AI-telefonist écht goed werkt?" Het eerlijke antwoord? Dat hangt af van hoe goed je de eerste week aanpakt.
Dit artikel is geen verkooppraatje. Het is een verzameling praktische tips van bedrijven die al een AI-telefonist draaien – de dingen die ze wilden weten voordat ze begonnen.
Begin met je drie meest gestelde vragen
Veel bedrijven beginnen breed: ze willen dat hun AI-telefonist álles kan. Dat loopt meestal uit op teleurstelling.
Start simpel. Pak je drie meest gestelde vragen:
- "Wat zijn jullie openingstijden?"
- "Kan ik nog langskomen vandaag?"
- "Hoeveel kost een [dienst/product]?"
Train je assistent eerst op díe vragen. Eenmaal dat goed gaat, bouw je verder uit. Een tandartsenpraktijk uit Rotterdam vertelde ons dat ze in week één alleen lieten vragen of iemand spoed had. Pas in week twee voegden ze afspraakinfo toe. Resultaat: minder stress, betere ervaring.
Houd de eerste 50 gesprekken goed in de gaten
De eerste week is vooral leren. En dat doe je door écht te luisteren naar wat er gebeurt.
Check dagelijks:
- Welke vragen komen binnen die je niet had verwacht?
- Waar loopt de AI vast?
- Wanneer verbinden bellers door naar een mens (en waarom)?
Bij een loodgietersbedrijf merkten ze dat klanten vaak "lekkage" zeiden, terwijl ze in hun systeem "wateroverlast" hadden staan. Simpele aanpassing, groot verschil.
Je hoeft niet elk gesprek te beluisteren – de transcripties geven je al genoeg inzicht. Maar die eerste 50? Die zijn goud waard.
Zorg dat je team weet wat de AI doet (en niet doet)
Dit klinkt logisch, maar het gaat vaak mis: je team moet snappen wanneer iemand wordt doorverbonden en waarom.
Een restaurantmanager vertelde ons dat zijn personeel in de eerste week gefrustreerd raakte. "Waarom krijg ik nú die klant? Die had toch al met de AI gesproken?" Bleek dat de routing niet duidelijk was gecommuniceerd.
Maak het concreet:
- Doorverbinden bij: spoedzaken, complexe vragen, klachten
- AI handelt af: openingstijden, algemene info, bevestigingen
Hang dit letterlijk in je keuken, werkplaats of kantoor. Geen verrassingen = geen irritaties.
Test je routing vóórdat het live gaat
Klinkt voor de hand liggend, maar dit wordt vaak overgeslagen.
Bel jezelf. Probeer het op verschillende tijdstippen. Check of:
- De AI binnen kantoortijden wél doorverbindt
- Buiten kantooruren de juiste boodschap komt
- Spoedzaken direct bij de juiste persoon uitkomen
Een installatiebedrijf had dit niet getest. Resultaat: alle spoedmeldingen kwamen bij de verkoopafdeling terecht. Pas na drie dagen doorhadden ze het. Frustrerend voor iedereen.
Je eerste week checklist
Hier is wat je concreet moet doen:
Dag 1-2:
- Start met maximaal 3 vragen die de AI moet kunnen beantwoorden
- Test de routing grondig
- Brief je team over wat er gaat gebeuren
Dag 3-5:
- Check de eerste 20-30 gesprekken
- Pas aan waar nodig (vaak zijn het kleine dingen)
- Vraag feedback van je collega's die doorverbonden gesprekken krijgen
Dag 6-7:
- Evalueer: wat ging goed, wat kan beter?
- Voeg eventueel 1-2 nieuwe vragen toe
- Plan je volgende iteratie
Wat je níet moet doen
Uit ervaring: deze dingen gaan meestal mis in week één:
Te veel in één keer willen Een makelaar wilde direct dat de AI bezichtigingen kon inplannen, inclusief checks met de agenda. Resultaat: niets werkte goed. Ze schaalden terug naar "info geven en contactgegevens opnemen". Binnen twee weken liep het.
Vergeten dat mensen nog steeds doorverbinden Als je AI elke doorverbinding ziet als een "fout", frustreer je je team. Sommige gesprekken hóren doorverbonden te worden. Dat is goed, niet slecht.
Te snel uitbreiden Wacht minimaal een week voordat je nieuwe functionaliteit toevoegt. Geef jezelf en je team tijd om te wennen aan wat er nu al is.
De realiteit: het wordt beter na week twee
Eerste week is altijd wennen. Voor jou, voor je team, voor je klanten.
De tandartspraktijk waar we het eerder over hadden? Na week één waren ze teleurgesteld. "Het werkt niet zoals we dachten." Na week drie? "We snappen niet hoe we het ooit zonder hebben gedaan."
Het verschil? Ze gaven het de tijd. Ze bleven aanpassen. En ze accepteerden dat de eerste week vooral leren is.
Één ding nog
Als je één ding onthoudt van dit artikel, laat het dit zijn: start klein, bouw uit.
Geen bedrijf dat we kennen heeft het in week één perfect voor elkaar. Maar de bedrijven die het nú niet meer weg willen? Die hebben hun verwachtingen goed gezet en de tijd genomen om het goed in te richten.
Succes met je eerste week. En als het even tegenzit: dat is normaal. Het wordt beter.
Wil je zien hoe andere bedrijven het hebben aangepakt? Check onze case studies of probeer het zelf 60 minuten gratis.